Guide des nouveaux arrivants

Quelques mots sur le laboratoire

Vous travaillez pour une UMR (Unité Mixte de Recherche) : L'UMR 5600 Environnement Ville Société (EVS). Ce laboratoire est reconnu et soutenu à la fois par le CNRS et par différents organismes, incluant des universités et des écoles.

L'UMR 5600 EVS comprend 9 composantes :

• l'équipe Biogéophile à l'ENS (Ecole Normale Supérieure) de Lyon,

• les équipes CRGA (Centre de recherche en Géographie et Aménagement) et IDE (Institut du droit à l’environnement)à l'Université Lyon 3,

• l'équipe ISTHME (Image Société Territoire Homme Mémoire Environnement) à l'Université Jean Monnet de Saint-Etienne,

• les équipes IRG (Institut de Recherches Géographiques) et CTT (Corps-Travail-Territoire) à l'Université Lyon 2,

• l'équipe ITUS (Ingénieries, Techniques, Urbanisations, Sociétés) à L'INSA (Institut des Sciences Appliquées) de Lyon,

• l’équipe LAURE (Lyon Architecture Urbanisme Recherche) à l’ENSAL (Ecole Nationale d’Architecture de Lyon)

• l'équipe RIVES (Recherches Interdisciplinaires Ville, Espace, Société) à L'ENTPE (Ecole Nationale des Travaux Publics de l'Etat).

Parallèlement à ces composantes, l'UMR 5600 EVS compte 3 plateformes techniques. L'une d'elles, ISIG (Ingénierie Spatiale, Images et Géomatique) est située pour partie à l'Université Jean Monnet de Saint-Etienne et pour partie à L'ENS de Lyon.

L'ENS a pour sa part, 3 sites : le site Descartes, le site Monod et le site Buisson (appelé aussi IFÉ ; voir plan d’accès en Annexe 2). Les membres de la plateforme ISIG et de la composante Biogéophile ont leurs bureaux sur le site Descartes, bâtiment D4 Recherche.

Si vous êtes en possession du présent document, cela signifie que vous travaillerez, pendant la durée de votre contrat, sur le site ISIG-ENS Descartes. Votre employeur peut être le CNRS ou l’un des établissements cités précédemment (ENS, ENSAL, INSA, ENTPE, Lyon 2, Lyon 3, Univ. Saint-Etienne). Dans tous les cas, vous avez rejoint l’UMR 5600 EVS. Pour accéder aux informations sur la vie scientifique de l’UMR : voir le site web de l'UMR

Avant votre arrivée à l'ENS

1) Vous devez établir votre convention ou contrat : pour cela contacter Patrick GILBERT, assistant de direction et chargé de communication à l’UMR 5600.

Votre contrat ou convention de stage doit être effectif(ve) et signé(e) à votre arrivée, sinon nous ne pourrons pas vous accueillir dans les locaux.

2) Quelques jours avant le début de votre contrat ou stage, assurez-vous que votre référent (maître de stage, superviseur/euse ou responsable hiérarchique) soit bien présent le jour de votre arrivée. Dans le cas contraire, votre référent vous indiquera les coordonnées d'une personne auprès de laquelle vous présenter.

Lors de votre arrivée à l'ENS

Le jour de votre arrivée, munissez-vous de votre contrat ou d'une copie pour obtenir un identifiant et un mot de passe pour vous connecter au réseau informatique de I'ENS.

L'obtention d'un identifiant et d'un mot de passe se fait auprès de Monique NOHARET, gestionnaire de Biogéophile. Elle vous identifiera au sein de la base de données Personnels de L'ENS, ce qui vous permettra d'obtenir un badge auprès du Service des badges. Le Service des badges est ouvert tous les matins de 9h à 12h sauf le mercredi ; il se situe sur le site Monod, GN1 SUD 261, service accueil badges et sécurité, 46 allée d’Italie. Ce badge vous permettra d'une part, de rentrer dans l'école, et d'autre part de payer votre repas dans les restaurants universitaires grâce au système IZLY. Le prix de votre repas sera directement dépendant de votre indice, défini selon votre statut.

NB : nous rappelons qu'il n'y a qu'un seul repas subventionné par jour et par personne. Au sein de l’ENS, on compte deux restaurants gérés par le CROUS. L'un est situé sur le site Monod et l'autre sur le site Descartes.

Congés, horaires et fermeture administrative

Vous devez vous référer à votre convention pour connaître vos horaires de présence et vos congés.

Notez qu'à certaines périodes, l'ENS est administrativement fermée (3-4 semaines l’été et 2 semaines à Noël). Pendant ces temps de fermeture de l'établissement, il est déconseillé d'accéder au laboratoire. Sur contraintes exceptionnelles il est tout de même possible d'accéder au laboratoire, mais il faut prévenir Monique NOHARET quinze jours avant et signaler votre présence au PC Sécurité à votre arrivée et quand vous partez, avec signature d'un registre. Cette procédure de sécurité est obligatoire pour toutes les personnes présentes sur site.

Usages des locaux - Pauses

Vous êtes responsable des bureaux/salles auxquels vous avez accès, ainsi que de leur clé. Les bureaux/salles doivent être fermés lorsqu’il n’y a personne dedans. Si vous êtes la dernière personne du couloir à partir, vous devez aussi fermer la cafétéria et déposer les clés dans l’atelier.

La cafétéria dotée d’un réfrigérateur et d’un micro-onde est mise à disposition le midi. Il est préférable de ne pas déjeuner à son poste de travail et d’utiliser la cafétéria ou le restaurant CROUS, pour les repas et pauses. Vous pouvez vous servir en thé/café dans notre cafétéria, pour une modique somme fonction de votre consommation et de la durée de votre contrat. Pour régler votre cotisation, adressez-vous à Fanny ARNAUD. Les achats de thé/café et produits ménagers sont effectués par Samuel DUNESME : n'hésitez pas à lui signaler des manques constatés de certains produits.

La cafétéria est un espace commun et en tant que tel, elle requiert de la part de ses utilisateurs/trices un certain savoir-vivre : n'oubliez donc pas de laver votre vaisselle, de la ranger, de jeter et trier vos produits périmés déposés dans le réfrigérateur, de laver le micro-ondes en cas de projections et de laisser les lieux propres après votre passage !

Missions terrain

Avant toute mission terrain il vous faudra un OM de votre employeur. Si votre employeur est l’ENS, contacter Monique Noharet et pour le CNRS contacter Patrick Gilbert et/ou Abdoulaye Mohamed.

patrick.gilbert@univ-lyon3.fr / abdoulaye.mohamed@univ-lyon3.fr

Si vous empruntez le véhicule de l'ENS il faudra obligatoirement :

-Avoir rempli et signé l'autorisation de conduite du véhicule pour l'année en cours auprès de Monique Noharet et avoir reçu sa confirmation de réception du document. Les stagiaires peuvent être autorisé·es à conduire le véhicule de l'ENS, uniquement s’ils ont au moins deux ans de permis B.

-Avoir demandé un OM de l'ENS de Lyon pour votre mission terrain

-Avoir réservé le Peugeot Expert de la composante sur l'application Grraou: https://grraou-isig.ens-lyon.fr/

Si vous avez besoin d'emprunter du matériel de terrain, il est aussi obligatoire de le réserver sur l'application Grraou.

Pour tout besoin d'achat de nouveau matériel contacter Louis Rey.

Aucun départ sur le terrain n'est possible sans avoir rencontré Monique Noharet et Louis Rey.

Pour toutes questions concernant les missions terrain, prendre contact avec Monique Noharet et/ou Louis Rey qui vous aideront respectivement sur les règles administratives et de sécurité

Pour emprunter du matériel

Toutes les informations sur le matériel empruntable (équipement terrain, réunions visio, portables…) se trouvent sur l'application Grraou.

L’inscription est automatique avec votre compte ENS, ou se fait auprès de Samuel DUNESME si vous n’avez pas de compte ENS. Tout emprunt doit se faire via l’interface (sous peine d’être interdit d’emprunt !!). À chaque catégorie de matériel est assigné un.e ou plusieurs référent·es qui peuvent être contacté·es pour toutes questions. Lisez bien la documentation avant de commencer à utiliser Grraou.

L'emprunt de matériel de bureau (câble ethernet, souris, clavier, caméras) est géré par Louis Rey et stocké dans son bureau. Si vous avez besoin de matériel de burreau suplémentaire ou spécifique, contacter Monique Noharet.

Pour l'emprunt de matériel techniques de terrain, il préférable de demander à Louis Rey pour des préconisations d'utilisation.

Les GPS de randonnée et de précision sont gérés par Hervé PARMENTIER.

Les consommables sont à demander auprès de  Lise VAUDOR (D4-249) ou  de votre référent (achat de consommable informatique)

Stockage des données et métadonnées

Les données produites et collectées par EVS et par ses équipes partenaires sont stockées sur le serveur informatique archives.evs hébergé à l'ENS. Ce serveur est organisé en répertoires qui ont chacun une adresse du type “\\archives.evs.ens-lyon.fr\xxx”. Par exemple :

• \\archives.evs.ens-lyon.fr\Echanges : répertoire temporaire pour échanger des données entre les membres de Biogéophile (dossiers nominatifs). Ne convient pas au stockage
• \\archives.evs.ens-lyon.fr\TransData : contient les données transversales à différents terrains et projets, notamment les bases de données de l’IGN (images aériennes, BD Topo, BD Parcellaire…), les images satellites, les logiciels développés ou utilisés à EVS
• \\archives.evs.ens-lyon.fr\SIG-Rivieres : contient les données produites sur les différents terrains fluviaux de Biogéophile (Ain, Rhin, bassin du Rhône…) ainsi que les données d'enquêtes en SHS
• \\archives.evs.ens-lyon.fr\BiblioZotero : contient la bibliographie bancarisée par EVS

La connexion à ces espaces de stockage se fait en suivant la documentation accessible ici. Il est possible que certains de ces espaces ne vous soient accessibles qu’après modification des permissions de votre utilisateur informatique : contactez Samuel DUNESME pour cela.

Les données stockées sur le serveur sont décrites sous la forme de fiches de métadonnées dans notre géo-catalogue Elvis. Cet outil accessible à tous permet de rechercher des données par mots-clés, format de la donnée (vecteur, raster, tabulaire…) ou encore par laboratoire producteur.

Les fiches de métadonnées sont rédigées par les producteurs de données eux-mêmes, après avoir trié et versé leurs données sur le serveur. Un guide d’aide à la création de fiches de métadonnées est disponible sur la page Géo-catalogue du site web EVS. Nous attendons de vous, à la fin de votre contrat, que vous contribuez vous aussi à enrichir la base de données et métadonnées d’EVS ! (voir rubrique Lors de votre départ).

En cas de difficultés pour vous connecter au serveur ou pour créer vos fiches, contacter Samuel DUNESME ou Fanny ARNAUD.

Pour vos recherches bibliographiques

Pour réaliser vos recherches bibliographiques en ligne, vous pouvez vous rendre sur le site biblioSHS qui renvoie vers diverses bases de données bibliographiques (par exemple, Web of Science) et vers des plateformes de diffusion (par exemple, JSTOR). Vous pouvez obtenir les codes d'accès auprès de Patrick GILBERT ou auprès de votre référent.

En ce qui concerne la gestion de votre bibliographie, nous recommandons d'utiliser le logiciel Zotero (un outil libre). Zotero diffuse un module permettant de gérer efficacement sa bibliographie et les citations éventuelles dans Word pour vous aider à la rédaction d'un article ou d'un rapport. Pensez aussi à consulter le répertoire gn-evs BiblioZotero (cf. rubrique précédente).

Vous avez également une bibliothèque à l’ENS : la Bibliothèque Diderot de Lyon, accessible depuis le parvis René Descartes (bâtiment D9 sur le plan en Annexe 2).

Pour vos recherches techniques

La plateforme ISIG dispose d’un wiki : https://isig-wiki.ens-lyon.fr/. Il est conçu comme un carnet de notes partagé au sein de l’équipe et des collaborateurs d’ISIG, et est destiné à rassembler les informations relatives au fonctionnement du laboratoire, aux tutoriels et aux outils numériques. Vous y trouverez donc plusieurs ressources susceptibles de vous aider dans votre travail.

ISIG dispose également d’un espace de discussion en ligne Discord. C’est un moyen de communication rapide pour échanger sur des questions techniques avec les ingénieurs ISIG. Vous pouvez rejoindre le Discord en suivant le lien disponible ici.

Le personnel d’ISIG est à même de vous aider dans vos travaux si besoin, en présentiel ou à distance :

• Fanny ARNAUD : IR, gestion des données, métrologie terrain, science ouverte
• Samuel DUNESME : IE, informatique, programmation Python
• Hélène MATHIAN : IR, analyse stat. et spatiale, visualisation de données géographiques (R)
• Hervé PARMENTIER : IE, géomatique, analyse d’image, cartographie
• Louis REY : IE, télédétection, géomatique
• Lise VAUDOR : IR, statistiques et développements sous R

Pour vos besoins de formation

Vous pouvez trouver sur la page ISIG du site web EVS la liste des formations organisées par la plateforme ISIG à l'attention de tous les membres d’EVS (permanents, contractuels et stagiaires). Ces formations sont annoncées un à deux mois en avance via la liste de diffusion de L'UMR 5600.  L’atelier “Spatialités numériques et géomatique” propose aussi un certain nombre de séminaires.

La délégation CNRS Rhône Auvergne et la MSHL SE proposent également des formations. Vous pouvez vous y inscrire au titre du laboratoire. Pour tout renseignement ou demande de formation contacter Hélène MATHIAN.

Impressions papier

Plusieurs imprimantes sont accessibles à l’étage : D4-244-NB, D4-244-Couleur et Followme (accessible avec badge ENS) qui est aussi un photocopieur.

Pour les impressions massives (mémoires, questionnaires), il est préférable de contacter l’Atelier de Reprographie, en accord avec votre référent. Les impressions sont facturées à Biogéophile. Pour cela, utiliser le service de demande d’impression en ligne Cervoprint, après accord de votre référent.

Le service ENS MÉDIA (bâtiment D3) dispose d’un Atelier Traitement Numérique de l’Image. Il peut réaliser l’impression de vos posters pour des conférences scientifiques (avec facturation) ens.media.tni@ens-lyon.fr.

Envois postaux

Il est possible d’envoyer du courrier via le Service Courrier de l’ENS. Les lettres doivent être déposées auprès de Monique NOHARET.

En cas de problèmes informatiques ou logistiques

L'ENS dispose de e-services qui vous sont accessibles en cas de problème. Pour effectuer une demande d'assistance, rendez-vous sur le site web de l'école > Menu Outils (barre orange à gauche), Portail e-­services. Une fois connecté avec vos identifiants ENS, Portail Assistance. Demander à Hervé PARMENTIER si nécessaire.

Sécurité

• L'Assistant de Prévention pour la composante Biogéophile est Louis Rey.

Il vous communiquera un PowerPoint avec les pratiques à suivre en termes de sécurité à votre poste de travail, au laboratoire et sur le terrain.

Vous pouvez accéder au registre Santé Sécurité au Travail (SST) pour signaler toute observation pouvant comporter des risques au sein de la composante et/ou sur le terrain.

• En cas de déclenchement de l'alarme incendie à l'ENS :

Quand l'alerte est donnée, veuillez quitter votre bureau, si possible en le fermant. Suivez le guide-file qui vous emmènera jusqu'au point de ralliement externe ou vers les zones d'abris. Le serre-file vérifiera que personne ne reste dans les bureaux. NB : même s'il s'agit d'un exercice annoncé à l'avance, vous devez respecter cette procédure.

- Guide-file : Hervé PARMENTIER/  Fanny ARNAUD

- Serre-file : Hélène MATHIAN

• En cas de vol ou d'agression dans l’enceinte de l'établissement ou pour tout incident (perte de clefs, badge, fermeture/ouverture de portes...), appelez le PC Sécurité au 60.61.
• En cas de harcèlement ou de violence sexiste ou sexuelle vous pouvez le signaler par mail à signalement.violences.discrimination@ens-lyon.fr ou par formulaire - Pour plus d'info: https://www.ens-lyon.fr/media/265

Santé

Il y a une infirmerie sur le site Descartes, située au RDC du bâtiment D2 Formation. Un médecin et une infirmière sont à votre disposition pour tout suivi médical ou malaise.

Lors de votre départ - IMPORTANT

N'oubliez pas de faire le tri dans vos données !! Cette étape, souvent négligée, est essentielle pour la conservation, la réutilisation et la traçabilité de votre travail. Avant votre départ, vous devrez contacter le responsable du stockage de vos données :

- SIG-CorridorRhone : Fanny ARNAUD

- SIG-ReseauHydrographiqueRhone : Samuel DUNESME

- SIG-Ain : Fanny ARNAUD

- SIG-Drome : Hervé PARMENTIER

- ArchivesVideos : Louis REY

- SI-Societes & SI-Rivieres / CorpusDeTextes / Enquetes : Marylise COTTET

- SI-Monde : Barbara BELLETTI

Le responsable vous indiquera comment structurer vos données : par terrains, projets,  types de données et/ou dates d'acquisition.

Vous devrez également rédiger une ou plusieurs fiches de métadonnées qui décrivent vos données : conditions de collecte, logiciels utilisés, qualité, contraintes de diffusion... afin de faciliter la réutilisation de vos données par les membres d’EVS ou par des utilisateurs externes. Référez-vous pour cela au guide de saisie des métadonnées disponible sur le géo-catalogue Elvis.

Enfin, votre PC doit être intégralement libéré de vos données, avec l'accord de votre référent et de votre responsable du stockage des données, car il sera attribué à une autre personne après votre départ.